Gezocht: proactieve Office Manager

Ben jij een proactieve duizendpoot en krijg je energie van het schakelen tussen diverse taken? Stel je de juiste prioriteiten en blijf je te allen tijde nauwkeurig te werk gaan? Ga je bovendien graag aan de slag om onze werking te verbeteren? Twijfel niet en solliciteer bij De Blauwe Cluster. 

Ledenbeheer: 

• Je zorgt ervoor dat het CRM-systeem van De Blauwe Cluster up to date is; 
• Je houdt het ledenregister in de gaten en werkt indien nodig de gegevens bij; 
• Je stelt verzendlijsten op voor het versturen van allerlei mailings en uitnodigingen. 

Financieel beheer: 

• Je boekt binnenkomende facturen in en stelt uitgaande facturen op; 
• Je zet uitgaande betalingen klaar en verwerkt inkomende betalingen; 
• Je ziet toe op de boekhouding en gaat achter eventuele debiteuren aan; 
• Je helpt bij de financiële rapportage van projecten die met Vlaamse of Europese middelen gefinancierd worden. 

Personeelsbeheer: 

• Je staat in voor de interactie met het sociaal secretariaat; 
• Je ziet erop toe dat alle personeelsdossiers piekfijn in orde zijn; 
• Je coördineert de extralegale voordelen (mobiele telefonie, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, maaltijdcheques, leasewagens enz.). 

Administratie: 

• Je volgt de algemene correspondentie op (briefwisseling en e-mails); 
• Je neemt de praktische organisatie van vergaderingen op jou (vergaderzalen boeken, broodjes bestellen, uitnodigen verzenden enz.); 
• Je verleent assistentie bij de organisatie van events en andere activiteiten;
• Je bestelt het nodige kantoormateriaal (IT-materiaal, schrijfgerief enz.). 

• Je hebt een bachelordiploma en ervaring in office management/boekhouding; 
• Je bent sterk vertrouwd met de diverse programma’s van Office 365; 
• Je bent van nature klantvriendelijk en bent positief ingesteld; 
• Je communiceert vlot en beheerst het Nederlands en het Engels ; 
• Kennis van het boekhoudprogramma Exact Online is een plus.

• We bieden je een contact van onbepaalde duur (voltijds of 80%);
• Naast een aantrekkelijk loon krijg je ook maaltijdcheques en ecocheques;
• Je kunt intekenen op een groeps- en een hospitalisatieverzekering;
• We voorzien voor jou een laptop, een smartphone met abonnement en een firmawagen.

Heb je interesse om in de blauwe economie aan de slag te gaan en voor deze boeiende functie te solliciteren? Bezorg ons jouw CV en motivatiebrief tegen 15 juni 2023.

Een selectie van kandidaten zal uitgenodigd worden voor een gesprek op 28 juni 2023. Houd deze datum alvast vrij in je agenda.

Zit je nog met bepaalde vragen over deze functie of de procedure? Neem dan contact op met onze community manager Hanne Deprez.

We wensen alle kandidaten heel veel succes!